SURABAYA - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Provinsi Jawa Timur terus intens dalam upaya penyelamatan arsip terjaga. Salah satunya dengan mengumpulkan Perangkat Daerah dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota se-Jawa Timur dan fungsional Arsiparis melalui rapat teknis (ratek) di ruang pertemuan Dispusip Jatim, Jl. Jagir Wonokromo, Rabu (27/9).
Kepala Dispusip Provinsi Jatim, Ir. Tiat S. Suwardi MSi dalam sambutannya yang dibacakan Sekretaris Dinas Dwiko Yudi Widodo menyampaikan, arsip sebagai informasi terekam (recorded information) memiliki multi fungsi sangat penting untuk menunjang kegiatan organisasi. Keberadaan arsip akan terus berkembang secara akumulatif sesuai dengan kompleksitas fungsi dan tugas organisasi pencipta arsip. Namun masalah yang kemudian timbul adalah semakin menumpuknya arsip secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya seolah tidak perlu disimpan.
Akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk pengambilan keputusan, perencanaan, operasional organisasi bahkan pengawasan sulit ditemukan. Banyak risiko yang akan didapat lembaga pencipta arsip akibat pengabaian pengelolaan yang benar.
“Saat ini belum semua perangkat daerah di Provinsi Jawa Timur mengelola dan mampu memelihara bahkan menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. Padahal setiap Perangkat Daerah mempunyai tanggung jawab hukum dan moral untuk menyelamatkan arsip sebelum hilang atau musnah. Apalagi terhadap arsip-arsip berkategori terjaga,” paparnya.
Disampaikan, ‘Arsip Terjaga’ adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Mengawali langkah penyelamatan ini perlu dilakukan Rapat Teknis Pengumpulan dan Penyampaian Salinan Otentik Arsip Terjaga dengan mengumpulkan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Timur, seluruh Lembaga Kearsipan Kabupaten Kota se-Jawa Timur, dan Fungsional Arsiparis.
Upaya penyelamatan Arsip Terjaga ini penting dan mendesak sebagai implementasi amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang KearsipanPerka ANRI Nomor 41 tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Terjaga, Perda Jatim Nomor 4 tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, dan Pergub Jatim Nomor 118 tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga.
Pimpinan pencipta arsip terjaga memiliki tanggungjawab memelihara, melindungi, menyelamatkan dan mengelola arsip yang termasuk terjaga serta melaporkan kepada Arsip Nasional RI. Bahkan dalam Pasal 5 Pergub Jatim Nomor 118 tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga, Pimpinan Pencipta Arsip wajib menyerahkan salinan atau soft copy otentik dari naskah asli Arsip Terjaga kepada Lembaga Kearsipan Provinsi paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
“Penyelamatan arsip merupakan tugas dan tanggung jawab kita semua sebagai ASN. Lembaga Kearsipan tidak akan pernah dapat melakukan penyelamatan apabila Instansi pencipta tidak mengelola dan memelihara dengan baik. Perangkat Daerah dan Lembaga Kearsipan harus bersinergi dalam proses penyelamatan arsip,” tegasnnya.
Hadir sebagai pembicara dalam ratek tersebut, Dimas Yudha Pratama, Arsiparis pada Direktorat Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional RI (ANRI), dan Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jatim, Tidor Arif T. Dj.
Dimas Yudha Pratama menyampaikan beberapa pokok mengenai kategori Arsip Terjaga yang harus mendapatkan perhatian. Diantaranya, arsip kependudukan, arsip kewilayahan, arsip kepulauan, arsip perbatasan, arsip perjajian internasional, arsip kontrak karya, dan arsip menyangkut pemerintahan yang strategis.
Sementara itu, Tidor Arif menyampaikan agar usaha penyelamatan arsip terjaga harus dilakukan sesegera mungkin. “Segera lakukan identifikasi pemberkasan, pembuatan daftar arsip terjaga dan melaporkan ke ANRI. Ada atau tidak arsip terjaga di setiap Lembaga pencipta arsip segera melaporkan hal itu karena laporan tersebut menjadi salah satu indikator kinerja nasional dalam upaya penyelamatan arsip terjaga, tembusannya ke Lembaga kearsipan,” katanya.
Ratek ini, mendapatkan sambutan antusias dari para peserta. Sesi tanya jawab pun tampak hidup dan membuat peserta semakin faham apa itu arsip terjaga dan bagaimana proses penyelamatan arsip terjaga. Mengingat, banyak sekali peraturan gubernur Jawa Timur menyangkut pengelolaan kearsipan yang masih perlu diimplementasikan. (nug/vga)
Editor : Vega Dwi Arista